明日も無色

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【営業】引継ぎ書(マニュアル)をどうやってつくったか

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こんにちは、青色申告です。

 

最近前職の記事が多いです。ほんとは映画とかゲームとか本とかそんな記事。それこそCGの記事も書きたい!と思ってます。でも思い出せるうちに書いておきたい。

 

今回は営業マニュアル(引き継ぎ書)をどうやって作ったかについて書いていきたいと思います。

 

会社によって書式は異なりますが、そこは引き継ぐ人または上司に相談してください。

 

退職前にしていたことはこちら

ashitamomusyoku777.hatenablog.com

【目次】

 

作り方

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引継ぎ対象

①まったくの新人、他部署の人

②同部署で、ある程度仕事の流れを理解している人

③上記に当てはまらない、またはわからない

 

引継ぎ対象によって引継ぎマニュアルの内容の緻密さは変わってきます。しかし①を対象にしたマニュアルであれば後々問題発生率は低くなります。今回は①対象に書いていきます。

 

引継ぎ事項

営業は何を引き継いだらいいかわからないほど、1人の営業マンが持っている情報が多いですよね。ポイントは一覧性と把握性です。Excel等で1枚程度にまとめていくとよいでしょう。下記に僕が引き継いだ事項を列挙します。

 

≪ 自分だけしか知らない業務(事務作業も含めて)≫

実際にいつもやっている流れを行いながらやるとわかりやすいです。流れとしては、①→②となった場合①についてポイントや注意している点を念入りに記入。

 

≪通常業務(営業活動)≫

僕はこれを表にして一覧性のあるものにしました。しかし僕だけで30社近くお取引させていただいたのでかなり細かくなりました。その場合は引継ぎ説明用に拡大資料を準備しておくとよいでしょう。

 

・得意先の訪問先、住所、連絡先

アポイントをどうやって、何時頃、誰宛にとっていたか

・得意先との販売状況(売り上げ、収益など)

・得意先情報(各会社で会議などに必要になる範囲で)

【重要】得意先引継ぎ事項

○現在得意先に対してどのようにアプローチしていて、その得意先の反応はどうか。

○今後どのようにしていくつもりで話が進んでいたか。

○得意先担当者はどういった方で、注意点は何か。

○商売チャンスとして考えられることはなにか。

仕入先との状況はどうなっているか。

 

基本的にこういった情報を各得意先ごとにまとめていくことになると思います。しかも、人数のいない会社ですと直前まで業務をこなすこともあるので、直前まで最新の情報に更新しておくとよいでしょう。また紙媒体だけでなく、Excelデータ自体も共有しておくこと。

 

そのほか

引き継ぐ資料などはファイルに整理、データも整理して共有

・得意先等の電話番号やメールアドレスの共有

・(後任者、上司の了解を得てから)取引先に対しての退職の連絡、後任担当者の連絡

電話でやり取りしていた人には電話で、メールでやり取りしていた人にはメールで。お世話になった人には直接ご挨拶するとよいでしょう。

 

最後に

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こう書いてみると案外少ないかもしれませんが、日々の業務もありますので

 

結構残業になります

 

僕は終電間近までマニュアルを細かく細かく思い出す限りのことを書きました。有給消化中に、電話が来ることのないように丁寧に念入りに引き継ぎましょう。実際に後任者にやってもらう時間も含めると時間はあまりないかもしれません。

 

検討をお祈りいたします。少ない情報ですが、お役に立てれば幸いです。

 

そのほかやっていたことは

ashitamomusyoku777.hatenablog.com

 

退職の経緯は

ashitamomusyoku777.hatenablog.com